Was ist CRM / Kundenverwaltung?

Es ist den meisten Unternehmern schon passiert – eigentlich wollte man den Kunden anrufen und noch einmal beim Angebot nachhaken. Plötzlich ist eine Woche vergangen und der Auftrag ist verloren.

Ob man noch mit einer Zettelwirtschaft arbeitet oder schon Listen im Computer verwaltet – schnell verliert man den Überblick. Besonders wenn vielleicht noch mehrere Leute gleichzeitig mit den Adressen arbeiten sollen.

Der Einsatz einer CRM-Software (Customer Relationship Management – Kundenverwaltung oder Kundendpflegesoftware) hilft hierbei, den Überblick zu bewahren.

Dabei spielen inzwischen die Kosten keine Rolle mehr – gerade für kleine Firmen gibt es inzwischen Gratis-Lösungen. Entweder als sogenannte Freeware oder Open-Source Software zur Installation oder nun sogar auch als kostenlose online-Software (online-Software wird auch Cloud Computing genannt, s.u.).

Der Vorteil von online Software liegt auf der Hand. Man muss keine Software installieren, man braucht sich nie mehr um Updates zu kümmern und vor allem – man kann von so gut wie jedem Computer oder Smartphone über das Internet drauf zugreifen. So kann man beispielsweise von zuhause aus mit den gleichen Daten arbeiten wie in der Firma.

Eine solche online-CRM-Software spart viel Zeit und verschafft den vollen Überblick von überall her.

Im Mittelpunkt der Kundenverwaltung stehen meist die Kontaktdaten von Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern. Durch den Einsatz von unterschiedlichen Suchkriterien kann man die Daten leicht sortieren und in Listen zusammenstellen. Eine gute Software sollte hier einen hohen Grad an Flexibiliät und ausreichende Kriterienfelder aufweisen.

Auch eine Serienbrieffunktion sollte geboten werden, um beispielsweise einer bestimmten Gruppe von Kunden ein besonderes Angebot zuzusenden. Auch das Versenden von Briefen an einzelne der Kunden sollte unterstützt werden – wie wäre es mit einem Geburtstagsgruß für Ihre 20 wichtigsten Kunden?

Was eine gute Kundenverwaltung von einem Adressprogramm unterscheidet ist auch die Möglichkeit, für die einzelnen Kunden Aktivitäten anzulegen. „Mittwoch Angebot schreiben“, „Freitag nachhaken“, „Montag treffen mit dem Kunden zur Unterschrift“.

Hat man viele Kunden und mehrere Mitarbeiter, wird man es auch zu schätzen wissen, wenn die Software registrieren kann, welche Vertragsabschlüsse der Vertriebler z.B. im kommenden Monat erwartet und wie wahrscheinlich er es findet, dass ein bestimmter Vertrag innerhalb der nächsten 6 Wochen hereinkommt.

Mit solchen komfortablen Funktionen hilft eine gute CRM Software dem Unternehmer, den Überblick über die kommende Auftragslage zu behalten. Bestehende und potentielle Kunden können gut gepflegt werden. Eine persönliche Betreuung wird ermöglicht und schafft loyale Kunden.

Was ist Cloud Computing?

Online Software wird auch Cloud Computing oder Cloud Software genannt, da die Software auf einem Server im Internet läuft und dieses oft als Wolke oder englisch Cloud dargestellt wird. Die webbasierte Software wird nicht mehr beim Benutzer auf einem PC oder einem lokalen Server installiert, sondern befindet sich auf einem oder mehreren Servern im Internet. Der Nuzter greift über seinen Internetzugang darauf zu.

Vorteile dieser Art von Software liegen auf der Hand: Der Nutzer braucht keine Software mehr zu installieren - die eigene Infrastruktur wie Server usw. kann reduziert werden. Auch die Arbeitszeit für Installationen, Updates, Wartung etc. wird gespart.

Außerdem: Die Nutzer können auf die Daten von jedem Internetzugang der Welt zugreifen. So kann man schnell mal von zuhause oder vom Kunden aus die Adressliste aufrufen und aktualisieren oder einen Termin neu eintragen. Diese Daten sind (wenn freigegeben)  dann auch gleich für alle Kollegen zugänglich. So wird häufig viel doppelte Arbeit für Datenerfassung eingespart.

Da die Software im Internetbrowser läuft ist sie meist betriebssystemunabhängig einsetzbar, z.B. auf Windows PCs, Mac, Apple iphone, Android phones, Android Tabs usw. Die 100% korrekte Darstellung ist allerdings häufig von Browser zu Browser unterschiedlich.